Większość osób korzystających z usług kurierskich nie zastanawia się zazwyczaj nad tym, jak firmy kurierskie wyliczają ceny przesyłek, bo zwyczajnie nie ma takiej potrzeby. Kupując przedmioty w sieci płacimy za przesyłkę tyle, ile sklep każe. Nawet wysyłając przesyłki nie trzeba zwykle za dużo się zastanawiać. Zwykle o cenie decyduje waga i wymiary przesyłki i wystarczy ją zważyć oraz zmierzyć, żeby wiedzieć czy mieści się w standardowych gabarytach przewoźnika, a cena przesyłki jest jedną z kilku z określonych kwot. Wymiary przesyłek mają jednak swoje limity i problem pojawia się kiedy wysyłamy coś, co ma nietypowy albo nieregularny kształt. Może się wtedy okazać, że przesyłka nie mieści się w gabarytach podanych w cenniku. Na to oczywiście firmy kurierskie też mają odpowiedź.
Standardowe wymiary paczki
Przesyłka standardowa będzie miała określone maksymalne wymiary i wagę. Szczegóły zależą od operatora – różne firmy kurierskie będą miały różne zasady. InPost ma do wyboru trzy standardowe gabaryty zależne od wymiarów paczki, ale o stałej wadze maksymalnej 25 kg, bo przesyłka musi zmieścić się w jednym z trzech rozmiarów skrytek Paczkomatu (jeżeli na jakimś etapie do niego trafia). Przy mniejszych gabarytach można wagą się nie przejmować, bo mało co jest na tyle ciężkie żeby przekroczyć 25 kg.
Transport przesyłek niestandardowych
Podstawowym typem paczki niestandardowej jaki rozpoznają firmy kurierskie jest zazwyczaj kreatywnie nazwana “przesyłka niestandardowa”. Paczki niestandardowe mają przynajmniej jeden z wymiarów przekraczający maksymalną długość określoną przez operatora lub całkowity rozmiar przesyłki (to znaczy suma jej wszystkich boków) przekracza określoną liczbę. Paczki niestandardowe to także przesyłki o kształcie okrągłym, cylindrycznym lub owalnym, jak również przesyłki, które mają nieregularny kształt i/lub wystające elementy. Aczkolwiek niektóre firmy kurierskie mają osobny gabaryt na niektóre paczki niestandardowe, na przykład na dość popularny produkt jakim są opony, tuby o ograniczonej długości i średnicy, czy nawet worki z karmą dla zwierząt. Firmy kurierskie mogą też robić wyjątki różnego rodzaju dla dostarczanych przez siebie opakowań, takich jak foliopaki, chociaż te ostatnie powinny się mieścić w standardowych wymiarach. Przesyłka niestandardowa potrafi być kosztowna, więc czasem lepiej po prostu wsadzić produkt o nieregularnym kształcie do większego opakowania. Tylko to nie zawsze jest możliwe, a poza tym przesyłka zapakowana w gigantyczne pudło zawierające głównie powietrze też niekoniecznie będzie standardowa.
Przesyłka niestandardowa może być ogólną kategorią przesyłek, z jakąś określoną dopłatą, ale są też specyficzne typy przesyłki, w których wagę nalicza się według określonego wzorca zależnie od wymiarów opakowania. Na przykład przesyłka niestandardowa dłużycowa to taka, która jest bardzo długa, ale ma niewielkie inne wymiary. Zalicza się do niej na przykład karnisz. Taka przesyłka (w postaci pojedynczego długiego elementu lub ich pęczka) ma jakąś określoną wagę maksymalną, ale płaci się za jej długość (zwykle za każdy rozpoczęty metr powyżej określonej długości), a nie wagę. Oczywiście jest też jakiś górny limit długości, bo przesyłka musi zostać zapakowana do pojazdu, którym będzie ją przewoził kurier. Wysyłka paczek niestandardowych będzie miała więc inną cenę przez problem z jej przewozem.
Nadanie paczki niestandardowej gabarytowej
Paczki o dużych rozmiarach, ale niewielkiej wadze są często nieopłacalne dla operatorów logistycznych. Książka zapakowana w pudło od pralki zajmuje na pace furgonetki tyle samo miejsca co pralka. Kurier może więc ich przewieźć tylko kilka za jednym kursem. Ponieważ jednak firmy kurierskie zwykle liczą od wagi przesyłki, to zarobi na tym kursie nieproporcjonalnie mało. Nazwa tej usługi bierze się z tego, że do obliczania ceny takiej przesyłki używana jest jej waga wolumetryczna czyli gabarytowa, która zależy od wymiarów przesyłki. Waga gabarytowa określana jest także mianem wagi wolumetrycznej, wymiarowej, objętościowej, czy przestrzennej. Oblicza się ją według nadmiernie skomplikowanego wzoru, w którym iloraz długości boków podzielony przez określoną liczbę daje „wagę” paczki w kilogramach. Jest czasem mylona z faktyczną wagą paczki, którą otrzymujemy po położeniu jej na wadze. Dopłaca się za każdy kilogram wagi gabarytowej czy wolumetrycznej przesyłki powyżej określonej wagi, z określonym górnym limitem. Jest to więc metoda pozwalająca obliczyć koszt przesyłki, która przekracza standardowe wymiary przy małej wadze rzeczywistej. Jeżeli przesyłka nie może zostać zakwalifikowana jako standardowa ze względu na duże wymiary, będzie zwykle wyceniana właśnie za pomocą wagi gabarytowej. Firmy kurierskie stosują więc koncepcję tak zwanej paczki gabarytowej albo wolumetrycznej jako zabezpieczenie na okoliczność takich nieopłacalnych przesyłek. Lekkie towary zajmują więcej miejsca, a więc o wiele bardziej opłaca się wyliczyć koszt przesyłki za pomocą wagi gabarytowej, aniżeli rzeczywistej.
Jak obliczyć wagę gabarytową? Jak sama nazwa wskazuje, wagę wolumetryczną czy gabarytową oblicza się na podstawie objętości, czyli wymiarów przesyłki. Można tego dokonać za pomocą wspomnianego już nieco skomplikowanego wzoru: długość x szerokość x wysokość (w centymetrach) / 6000 = waga paczki w kilogramach. Innymi słowy, aby uzyskać wagę objętościową, należy pomnożyć długość wszystkich boków przesyłki, a następnie podzielić uzyskaną liczbę przez współczynnik przeliczeniowy wagi wymiarowej. Jego standardowa wartość wynosi 6000, choć niektóre firmy kurierskie mogą korzystać z innego przelicznika. Dokładne informacje na ten temat zawarte będą w regulaminach przewoźnika. Można też skorzystać z kalkulatora wagi gabarytowej, jaki można znaleźć w Internecie, w celu dokonania koniecznych obliczeń.
Trzeba pamiętać, że koszt przesyłki ostatecznie wyliczany jest poprzez zestawienie faktycznej wagi przesyłki z jej wagą wolumetryczną i do wyceny usługi firmy kurierskie używają zawsze większej wartości. Przykładowo, waga wolumetryczna przesyłki o wymiarach 30 x 30 x 30 cm wyniesie 4,5 kg (bo 30 x 30 x 30 / 6000 = 4,5). Jeżeli jej rzeczywista waga to 10 kg, to cena przesyłki zostanie obliczona właśnie na jej podstawie (bo 4,5 to więcej niż 10). Jeśli jednak jej faktyczna waga byłaby mniejsza niż wymiarowa (powiedzmy 2 kg), to właśnie ta druga zdecyduje o cenie przesyłki.
Właściwe parametry przesyłki
Jak już wspomniano, klienci korzystający z usług kurierskich zazwyczaj mieszczą się w określonych standardowych wymiarach przesyłek. W tej sytuacji nie ma większego znaczenia jakie są proporcje wagi do wymiarów. Jednak przesyłka niestandardowa to inna sprawa. Co więcej, często trudno ocenić co wpłynie ostatecznie na koszt dostawy – waga czy wymiary przesyłki – bez czytania regulaminów i wykonywania obliczeń. Dlatego najważniejsze żeby podczas wypełniania formularzy przy nadawaniu paczki, dobrze określić parametry przesyłki. Zazwyczaj będą one sprawdzane i weryfikowane w magazynie dystrybucyjnym lub w sortowni firmy kurierskiej. Jeżeli klient podał złe wymiary, to będzie musiał liczyć się z dodatkowymi opłatami.
